✨ Fiche d'Aide à la Décision

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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL

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FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT

Processus Achat

Microsoft Business Central

• 1. ANAL

Sommaire

1. Introduction 3

2. Vue d‘ensemble 4

3. Planification 5

4. Traitement d‘une livraison directe 6

5. Saisie d’une demande de prix 7

6. Saisie d’une commande cadre 8

7. Saisie d’une commande d‘achat 10

8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12

9. Rapports achat 13

10. Historique achat 14

11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16

1. Introduction

Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :

• Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
• Conduire des ateliers orientés processus.
• Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
• Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
• Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
• Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
• Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
• Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.

Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :

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Liste de diffusion

1. Vue d‘ensemble
   1. Schéma d’ensemble des processus achat

Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :

3 Planification

3.1. Contexte et Hypothèses

3.1. Contexte et Hypothèses

Le contexte général du processus d'achat du client est le suivant :

* Le client utilise un processus d'achat complexe qui implique plusieurs types d'achats, notamment des projets, des achats génériques société et des achats mutualisés multi-projet.
* Le processus d'achat est décomposé en plusieurs étapes, notamment la création d'une demande d'achat, la réception des offres fournisseurs, la sélection du fournisseur, la création d'une commande, la réception des marchandises et le contrôle qualité.
* Le client utilise actuellement un système de gestion de stock qui ne permet pas de suivre les entrées en stock, ce qui pose des difficultés pour le chef de projet.

Les hypothèses retenues sont les suivantes :

* Le client souhaite mettre en place un flux d'approbation formalisé pour les commandes.
* Le client souhaite intégrer les coûts de transport liés à la commande dans le système.
* Le client souhaite suivre la confirmation de commande fournisseur et la date de livraison renseignée dans le système.
* Le client souhaite scanner les documents avec la pièce pour assurer la traçabilité.
* Le client souhaite prendre en compte les différents plannings, notamment le planning fournisseur, le planning transport et les fournisseurs organisés par spécialité.
* Le client souhaite utiliser les champs "Due Date" et "Requested Receipt Date" pour suivre les délais de livraison.
* Le client souhaite créer un document de contrôle qualité avec rattachement de photos et tracking lot et série.

Les informations manquantes sont les suivantes :

* Les détails sur la stratégie de migration à organiser pour discuter de l'histoire.
* Les informations sur les besoins projet et hors projet.
* Les informations sur les types de commandes et les approbations actuelles.
* Les informations sur les fonctionnalités souhaitées dans le système qui ne sont pas explicitement mentionnées.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0

3.3. Principales règles de gestion

**3.3. Principales règles de gestion**

* **Contrôle qualité** : les instructions de contrôle qualité sont données par le chef de projet. En cas de non-conformité, l'ingénieur ou le chef de projet discute directement avec le fournisseur pour résoudre le problème. La facture n'est payée que lorsque la non-conformité est résolue.
* **Gestion des certificats** : les certificats sont gérés par la qualité contrôle. Les certificats ne sont pas toujours nécessaires pour toutes les petites commandes.
* **Gestion des incoterms** : l'utilisation du champ Shipment Method Code permet de gérer les incoterms. Lorsqu'un incoterm est renseigné, la ville doit être précisée.
* **Gestion des coûts** : les coûts de transport liés à la commande doivent être intégrés dans le système.
* **Gestion des approbations** : l'approbation actuelle est verbale, mais l'objectif est de mettre en place un flux d'approbation formalisé.
* **Gestion des commandes** : les commandes sont liées à un numéro de projet obligatoire. Les lignes de commande doivent être rattachées à une commande.
* **Gestion des réceptions** : les quantités reçues doivent être rattachées à une commande. Le responsable qualité valide la réception après inspection.
* **Gestion des documents** : les documents de contrôle qualité doivent être créés avec rattachement de photos. Le tracking lot et série doit être pris en compte.
* **Gestion des lieux de stockage** : les lieux de stockage sont les suivants : Payerne.
* **Gestion des fournisseurs** : les fournisseurs sont organisés par spécialité. Le suivi des lead times fournisseurs est important.
* **Gestion des plannings** : les différents plannings (fournisseur, transport, etc.) doivent être pris en compte.

3.4. Documents et statistiques

**Documents et statistiques**

* **Documents de suivi** :
+ Les documents de suivi des achats, tels que les factures, les bons de livraison et les documents de contrôle qualité, doivent être créés et gérés dans le système.
+ Les documents de suivi doivent être liés aux commandes et aux projets pour permettre une traçabilité complète.
* **Statistiques** :
+ Les statistiques des achats, telles que les volumes d'achat, les coûts et les délais de livraison, doivent être collectées et analysées pour améliorer la gestion des achats.
+ Les statistiques doivent être présentées de manière claire et concise pour permettre une prise de décision éclairée.
* **Rapports** :
+ Les rapports des achats, tels que les rapports de commande et les rapports de réception, doivent être générés pour permettre une analyse détaillée des données.
+ Les rapports doivent être personnalisables pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise.

**Gestion des documents**

* **Gestion des documents électroniques** :
+ Les documents électroniques doivent être créés et gérés dans le système pour permettre une traçabilité complète.
+ Les documents électroniques doivent être liés aux commandes et aux projets pour permettre une analyse détaillée des données.
* **Gestion des documents papier** :
+ Les documents papier doivent être scannés et stockés dans le système pour permettre une traçabilité complète.
+ Les documents papier doivent être liés aux commandes et aux projets pour permettre une analyse détaillée des données.

**Conformité**

* **Conformité aux normes** :
+ Les documents et les statistiques doivent être conformes aux normes et aux réglementations applicables.
+ Les rapports doivent être présentés de manière claire et concise pour permettre une prise de décision éclairée.

3.5. Volume des données

**Volume des données**

* **Type de données** : Les données relatives aux achats, aux commandes, aux fournisseurs, aux projets et aux pièces sont stockées dans le système.
* **Fichiers de données** : Les fichiers de données utilisés sont les suivants :
+ **Journal des achats** : stocke les informations relatives aux achats, aux commandes et aux fournisseurs.
+ **Fiche article** : stocke les informations relatives aux pièces, aux quantités et aux prix.
+ **Projet** : stocke les informations relatives aux projets, aux tâches et aux budgets.
* **Taille des données** : La taille des données dépend du nombre de projets, de pièces, de fournisseurs et de commandes.
* **Fréquence des mises à jour** : Les données sont mises à jour régulièrement pour refléter les changements dans les projets, les pièces et les commandes.
* **Sécurité des données** : Les données sont stockées de manière sécurisée et accessible uniquement aux utilisateurs autorisés.

**Informations à prendre en compte**

* Le nombre de projets et de pièces affecte la taille des données.
* La fréquence des mises à jour affecte la stabilité du système.
* La sécurité des données est essentielle pour protéger les informations sensibles.

**Conseils**

* Il est recommandé de mettre en place un système de gestion de données pour gérer les informations relatives aux achats, aux commandes et aux fournisseurs.
* Il est important de mettre en place des procédures de sécurité pour protéger les données sensibles.
* Il est recommandé de mettre en place un système de suivi pour suivre les mises à jour et les changements dans les données.

3.6. Écarts critiques et interfaces

**Écarts critiques et interfaces**

**Écarts majeurs entre le processus actuel et les bonnes pratiques ou les exigences cibles du projet :**

* L'approbation actuelle est verbale et basée sur le "feeling" du responsable, alors que l'objectif est de mettre en place un flux d'approbation formalisé.
* Il n'y a pas de suivi de la confirmation de commande fournisseur.
* La date de livraison n'est pas renseignée dans le système.
* Les coûts de transport liés à la commande ne sont pas intégrés dans le système.
* Il n'y a pas d'inspection systématique à la réception.
* Chaque colis reçu n'est pas pris en photo.
* Lorsqu'un colis arrive, il n'est pas toujours clair à qui il est destiné.
* La facture n'est pas payée tant que la non-conformité n'est pas résolue.
* Certains fournisseurs demandent des acomptes.
* Il n'y a pas de suivi des lead times fournisseurs.
* Les différents plannings (fournisseur, transport, spécialité) ne sont pas pris en compte.
* Le numéro de projet n'est pas obligatoire sur le devis pour lier la commande au projet.
* La documentation à joindre à la demande de devis n'est pas définie.
* Les champs "Due Date" et "Requested Receipt Date" ne sont pas utilisés.

**Interfaces nécessaires entre le système cible et les autres applications, services ou départements impactés :**

* Intégration avec le système de gestion de projet pour permettre la consommation des pièces sur les projets.
* Intégration avec le système de gestion de stock pour permettre la gestion des quantités et des rattachements à la commande.
* Intégration avec le système de gestion de qualité pour permettre la création d'un document de contrôle qualité avec rattachement de photos et tracking lot et série.
* Intégration avec le système de gestion des finances pour permettre la prise en compte des coûts de transport et des acomptes.
* Intégration avec le système de gestion des fournisseurs pour permettre la gestion des lead times et des plannings.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

4 Traitement d‘une livraison directe

4.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0

4.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

4.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

4.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

4.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

1. Saisie d’une demande de prix

5.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

• 1. Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0

5.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

5.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

5.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

5.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

6 Saisie d’une commande cadre

6.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0

6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

6.4. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

6.5. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

6.6. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

6.7. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

7 Saisie d’une commande d‘achat

7.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

7.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

7.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

7.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

7.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

8 Saisie d’un retour d’une commande achat

8.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0

8.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

8.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

8.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

8.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

9 Rapports achat

9.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0

9.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

9.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

9.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

9.6. Ecarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

10 Historique achat

10.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0

10.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

10.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

10.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

10.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

11 Annexe 1 : Liste d‘écarts

11.1. Liste d’écarts

La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.

Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).